In breve
Nello studio dentistico si delega bene quando ogni persona sa, per iscritto, cosa le spetta; quando il team si riunisce ogni lunedì con un ordine del giorno fisso; e quando le situazioni che si ripetono (prima visita, preventivi, acconti, insoluti) hanno un protocollo scritto. Senza questi tre pezzi il titolare delega a voce, poi controlla tutto di persona e alla fine torna a fare da solo. Nel Metodo Studio Autonomo organigramma e ruoli si scrivono alla prima visita, e alla terza la riunione del lunedì la conduce un suo collaboratore.
Perché la delega non regge
Quando il titolare dice «non riesco a farmi seguire», di solito non mancano le persone: manca un modo condiviso di lavorare. I ruoli non sono mai stati scritti e ognuno fa quello che ha sempre fatto. Le decisioni passano tutte da lui. Non c'è un momento fisso per parlarsi, così i problemi arrivano in corridoio, fra un paziente e l'altro.
I tre strumenti della delega
- Organigramma e ruoli scritti: chi fa cosa, con i nomi delle persone che ha oggi.
- La riunione del lunedì: breve, ogni settimana alla stessa ora, con un ordine del giorno scritto.
- Protocolli scritti per le situazioni che si ripetono: prima visita, preventivo, acconti e insoluti.
Approfondisca: Com'è fatto un protocollo di prima visita
Controllare, non rincorrere
Delegare non vuol dire sparire. Vuol dire che il titolare controlla i risultati invece di rincorrere le singole cose. Il ruolo scritto aiuta anche quando qualcosa non funziona: si parla del compito, non della persona.
Cosa facciamo nel suo studio, visita per visita
Nel Metodo Studio Autonomo la leva «Persone» (organigramma, ruoli scritti, la riunione del lunedì) si lavora in tre visite in presenza, in sei mesi:
1ª visita. Organigramma e ruoli scritti. Prima riunione del lunedì con il team.
2ª visita. Correggiamo i ruoli che non reggono. La riunione la conduce un suo collaboratore.
3ª visita. Il team si organizza da solo: lei controlla, non rincorre.
Cosa non facciamo
- Non cambiamo le persone del suo team: partiamo da chi c'è già e il sistema si costruisce su di loro.
- Non lavoriamo contro i collaboratori: siamo dalla parte del team.
- Non le promettiamo di non entrare più in studio: l'obiettivo è che lo studio vada avanti anche quando lei non c'è.