Guida sui preventivi

Pazienti che non accettano il preventivo: il protocollo di prima visita

Quando i preventivi restano nel cassetto, raramente il problema è solo il prezzo. Prima visita, presentazione del piano di cura, acconti: dove si interviene.

A cura di Progetto FV, con il metodo di Federico Vecchio e Ameni Ajam. Aggiornata il 24/09/2026

In breve

Quando i preventivi restano nel cassetto, raramente il problema è solo il prezzo. Di solito manca un modo condiviso di condurre la prima visita, di presentare il piano di cura e di richiamare chi deve decidere: ognuno nel team lo fa a modo suo. Il rimedio è un protocollo di prima visita scritto, usato in segreteria e alla poltrona con le parole del suo team, più un protocollo per acconti e insoluti. Nel Metodo Studio Autonomo il protocollo si installa alla prima visita e si corregge riascoltando prime visite vere.

Perché il preventivo non diventa cura

«Arrivano sempre gli stessi pazienti» è una frase che sentiamo spesso. Sotto, quasi sempre, c'è la stessa cosa: nessun protocollo per la prima visita, per gli insoluti, per gli arretrati. Il preventivo viene consegnato ma non spiegato, nessuno richiama, il pagamento resta un punto vago, e la segreteria non sa cosa è stato detto alla poltrona.

Cosa contiene un protocollo di prima visita

Il protocollo è scritto con il suo team e usato da tutti allo stesso modo, in segreteria e alla poltrona.

Come si accoglie il paziente e cosa gli si chiede prima della visita.
Come si presenta la diagnosi e il piano di cura, con parole che il paziente capisce.
Come si concorda il pagamento: acconti, rate, tempi.
Chi richiama chi non ha deciso, e quando.

Prime visite e agenda vuota: prima i preventivi che ha già

Non portiamo pazienti nuovi e non facciamo pubblicità per dentisti. Lavoriamo su quante prime visite diventano cure. Prima di cercare pazienti nuovi conviene sapere quanti preventivi già fatti non sono mai diventati cure: spesso l'agenda si riempie da lì.

Approfondisca: Quanto pesano i preventivi persi sul margine per poltrona

Cosa facciamo nel suo studio, visita per visita

Nel Metodo Studio Autonomo la leva «Preventivi» (prima visita, diagnosi che diventa cura accettata, insoluti e arretrati) si lavora in tre visite in presenza, in sei mesi:

1ª visita. Protocollo di prima visita in segreteria e alla poltrona. Come si presenta il preventivo.
2ª visita. Riascoltiamo le prime visite vere e correggiamo le frasi. Protocollo per acconti e insoluti.
3ª visita. Le diagnosi diventano cure accettate con le parole del suo team, non con le nostre.

Cosa non facciamo

Non vendiamo pazienti e non facciamo marketing per lo studio.
Non insegniamo frasi da venditore: le diagnosi diventano cure accettate con le parole del suo team, non con le nostre.
Non le promettiamo una percentuale di preventivi accettati: il punto di partenza e il risultato sono quelli del suo studio.

Titolari e team degli studi che affianchiamo.

«Federico mi ha insegnato a vendere»

Dott. Salvatore Belcastro, titolare dello studio dentistico Belcastro, fondato trent'anni fa

Leggi quello che dice

Salve, sono Salvatore Belcastro, odontoiatra, titolare dello studio dentistico Belcastro, che ho fondato trent'anni fa. [...] Ho proseguito la collaborazione con Federico perché mi sono reso conto che già dal primo momento si vedevano i primi frutti. Frutti che hanno riguardato la mia attività a 360 gradi, in particolare la gestione dei percorsi interni: dall'accoglienza del paziente alla prima visita strutturata in maniera completamente diversa, alla formulazione dei piani di trattamento, alla vendita. Devo dire che Federico mi ha insegnato a vendere. È una brutta parola, spesso bistrattata nel nostro ambito, in cui pensiamo di essere tutti santi e filosofi. Solo che ci dobbiamo confrontare con un'attività che deve crescere, e per crescere ha bisogno di vendere piani di trattamento. Soprattutto piani di trattamento di qualità.

«C'è un prima e un dopo Federico»

Nicoletta, segreteria e front office, studio odontoiatrico Angelini

Leggi quello che dice

Innanzitutto mi presento: sono Nicoletta e lavoro come segretaria di front office dello studio odontoiatrico Angelini. C'è un prima e un dopo Federico, perché prima tante cose per me erano del tutto sconosciute. Federico mi ha aperto gli occhi su tante cose che non si facevano, e mi ha aiutato a gestire meglio l'approccio con il paziente: il rapporto con il paziente, dalla prima visita fino al preventivo, è diventato molto più strutturato ed empatico. E poi mi ha aiutato tanto a incrementare le prime visite: mi ha dato degli strumenti validi per incrementare questi numeri.

Tutte le testimonianze in video

Le domande che ci fanno i titolari.

Il problema non è il prezzo?

A volte sì, ma raramente da solo. Prima di toccare il listino conviene guardare come si svolge la prima visita e cosa succede dopo: chi richiama, quando, con quali parole.

Chi deve presentare il preventivo?

Lo decide il protocollo del suo studio: chi lo presenta, con quali parole e quando si richiama. Conta che lo facciano tutti allo stesso modo.

Come si gestiscono acconti e insoluti?

Con un protocollo scritto che la segreteria usa ogni giorno: quando si chiede l'acconto, come si concorda il pagamento, chi segue gli arretrati. Lo installiamo alla seconda visita.

Ci portate più prime visite?

No. Non facciamo pubblicità e non vendiamo pazienti. Lavoriamo perché le prime visite che ha già diventino cure accettate.

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